Moduli / Tesoreria
Compreso nella base
Lo scadenzario dice sempre la verità
Le partite non si cancellano e le rate non si riscrivono: ogni incasso aggiunge il suo pagamento e il residuo è la differenza. Per questo la storia è sempre completa, e annullare un’operazione riapre da sola le scadenze, senza sistemazioni a mano.
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settimane di proiezione di cassa
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modi di sollecitare: lettera al cliente o riepilogo interno
0
rate riscritte: ogni incasso si aggiunge, il residuo è la differenza
Le scadenze
Rate che nascono dalle condizioni di pagamento
Le scadenze delle fatture nascono con la contabilizzazione, non con la stampa. Le rate seguono la condizione di pagamento con la decorrenza vera, data fattura, fine mese o giorno fisso, con quota e modalità per ciascuna. Da che parte si chiude una partita lo dice la scadenza: fattura e nota di accredito dello stesso cliente convivono.
In pratica
- La modalità di pagamento arriva dalla rata della condizione
- Filtri per cliente, modalità, periodo, nazione, agente e valuta
- Gli stessi filtri per scadenzario e solleciti: i due numeri coincidono
- I crediti scaduti della dashboard usano gli stessi residui
Incassi e pagamenti
Un incasso chiude la partita, e si può disfare
Un incasso, anche parziale, chiude la partita con il riferimento e nasce già bilanciato. Se si incassa meno, la differenza resta aperta oppure si chiude come abbuono, differenza cambio o commissione bancaria; se si incassa di più va chiusa come abbuono o differenza cambio, altrimenti l’incasso viene rifiutato. Chi paga con Ri.Ba. non si registra uno per uno: è l’accredito della distinta a chiudere le partite che contiene.
In pratica
- Eliminare la registrazione riapre le scadenze da sola
- Conti di abbuoni, cambi e commissioni già proposti, modificabili sulla riga
- Incassi e pagamenti anche per enti, erario e dipendenti, come creditori e debitori «altri»
- La nota di accredito compensa la fattura già in prima nota
- La partita della nota nasce solo per quanto non compensato
- Insoluti con riaddebito e riemissione della scadenza, come fa la banca
La banca
Distinte e file Ri.Ba. senza scarti per dati mancanti
Le distinte si compongono dalle scadenze presentabili, sia per gli incassi dai clienti sia per i pagamenti ai fornitori, e si stampano con IBAN e coordinate. Il file Ri.Ba. sul tracciato CBI si genera solo se i dati ci sono: se mancano SIA, coordinate o codice fiscale del debitore, il programma elenca esattamente che cosa manca.
In pratica
- L’accredito della distinta chiude le partite
- Eliminando una distinta registrata si vede la scrittura che sparirebbe
- Mai un mezzo lavoro: distinta e scrittura insieme, o niente
- Elenco impaginato, ricerca per numero, stato registrata o da registrare
- Al primo invio il file si fa validare dalla banca
Il controllo
Il conto quadra, e chi deve pagare lo sa
La riconciliazione importa il movimento del conto con una mappatura che viene ricordata, propone gli abbinamenti dove il candidato è uno solo, in una tabella dove si tolgono quelli sbagliati prima di confermare, e lascia a voi gli altri. Da sola non scrive in prima nota: per un movimento che manca, «Registra» apre la registrazione già compilata, che controllate e salvate voi. E impara: su una descrizione simile della banca ripropone causale e contropartita. I solleciti partono come lettera al cliente, uno per uno o in blocco con i filtri della pagina; un lavoro automatico manda il riepilogo interno a chi segue gli incassi.
In pratica
- Se la banca cambia formato, si rifà solo la mappatura
- Abbinamenti manuali dove la proposta non è univoca
- Invio in blocco con l’elenco di chi resta fuori senza indirizzo
- Crediti e debiti scaduti per fascia di anzianità
- Proiezione di cassa a tredici settimane
Nel dettaglio
Tesoreria: le cose che contano
Decorrenze vere
Data fattura, fine mese o giorno fisso: le rate si calcolano come le descrive la condizione di pagamento, ciascuna con la sua quota e la sua modalità.
Storia sempre completa
Lo scadenzario non modifica mai le rate: aggiunge pagamenti. Eliminare un incasso o l’accredito di una distinta riapre le partite senza interventi.
Note di accredito
La nota chiude la fattura mentre la registrate; la sua partita nasce solo per quanto avanza, ed è il credito per una fattura futura.
Coordinate al loro posto
SIA e IBAN dell’azienda sul conto corrente, banca d’appoggio sul cliente: il file per la banca parte solo quando ci sono tutti.
Anzianità dei crediti
Crediti e debiti scaduti divisi per fascia di anzianità, accanto alla proiezione di cassa delle prossime tredici settimane.
Solleciti mirati
Lettera al cliente o riepilogo interno per chi segue gli incassi; nell’invio in blocco si vede subito chi resta fuori perché non ha l’indirizzo.
Domande frequenti
Quello che ci chiedono più spesso
Se elimino un incasso registrato per errore, devo sistemare lo scadenzario?
No. L’incasso è un pagamento aggiunto alla rata, non una sua modifica: eliminando la registrazione la scadenza torna aperta da sola, con il residuo di prima.
Gli incassi delle Ri.Ba. si registrano uno per uno?
No: l’accredito della distinta chiude tutte le partite che contiene. Eliminando una distinta registrata, prima si vede la scrittura che sparirebbe.
Che cosa succede se mancano i dati bancari di un cliente?
Il file Ri.Ba. non viene prodotto e il programma elenca che cosa manca: SIA, coordinate o codice fiscale del debitore. Meglio saperlo prima che ricevere uno scarto dalla banca.
La riconciliazione bancaria scrive in contabilità?
Da sola no: abbina i movimenti del conto alle registrazioni già presenti, e le proposte valgono solo dopo la vostra conferma. Per un movimento che in prima nota non c’è, «Registra» apre la registrazione già compilata: la controllate e la salvate voi.
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