Approfondimenti / Stampe
I documenti escono come li volete voi
Di serie ogni stampa usa il disegno di NewPro, che si adatta all’azienda: logo, intestazione, colori, colonne, testi, modelli per cliente o per causale. In più i report Crystal che avete già disegnato si caricano dentro NewPro e stampano i dati di NewPro.
3
livelli per scegliere il modello: cliente, causale, predefinito
2
lingue per le etichette dei modelli: italiano e inglese
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componenti di stampa da installare sulle postazioni
L’identità
Il vostro logo e i vostri colori su ogni foglio
L’aspetto delle stampe si decide per ditta: logo a sinistra o a destra, intestazione completa con i dati societari, coordinate bancarie, colore e carattere, piè di pagina con le note legali. Vale per i documenti verso terzi e, per logo e colore, anche per le stampe interne. Ogni modifica si verifica in anteprima PDF su un documento vero, prima di salvare.
In pratica
- Intestazione precompilabile dai dati aziendali
- Anteprima PDF su un documento reale dell’archivio
- Un pulsante riporta tutte le stampe allo stile standard
- Le stampe fiscali bollate restano fisse, come vuole la legge
I modelli
Colonne, blocchi e testi scelti documento per documento
Per ogni tipo di documento — offerta, ordine, DDT, fattura — si scelgono le colonne del corpo, con etichette, larghezze e ordine liberi, e i blocchi da mostrare. Per lo stesso tipo si possono avere più modelli: uno predefinito, gli altri assegnati a un cliente o a una causale. Alla stampa vince il cliente, poi la causale, poi il predefinito.
In pratica
- Colonne anche per lotto, commessa, codice EAN, foto dell’articolo
- Blocchi accendibili: trasporto, castelletto IVA, scadenze, coordinate bancarie, firma
- Testo fisso in coda e numero di decimali
- Un modello in inglese, assegnato al cliente estero, vale per tutti i suoi documenti
- Duplica per creare una variante senza toccare l’originale
I vostri report
I report Crystal che avete non si buttano: si caricano
Su una stampa si carica un file .rpt, gli si dà una descrizione e diventa una voce del menu Stampa. Prima di usarlo si verifica: il programma confronta ciò che il report si aspetta con il database della società. Si decide per quale tipo di documento vale, a quale cliente o causale tocca, e chi può usarlo.
In pratica
- Un predefinito per tipo: uno per le fatture, uno per i DDT
- Nel menu Stampa ogni voce dice perché è lì
- Un report si può riservare a poche persone
- Chi disegna riceve lo script delle tabelle e un documento di esempio
- I report seguono il backup della società
- Chi non li usa non vede nessuna differenza
PDF ed e-mail
Dal documento alla casella del cliente
Il documento si stampa in PDF con il modello giusto e parte per e-mail dalla stessa maschera, con posta ordinaria o PEC. Oggetto e testo vengono da un modello con i dati del documento già inseriti; per le fatture si allega anche il file XML della fattura elettronica. Ogni invio resta scritto in un registro, anche quello fallito.
In pratica
- Profili di spedizione per posta ordinaria e PEC, per ditta
- Modelli di messaggio con formattazione e campi automatici
- Invio anche dei solleciti di pagamento
- E-mail di prova per controllare la configurazione
- Stampe generate dal server, non dalle postazioni
Etichette
Etichette per la merce, i cartoni e gli scaffali
Le etichette si stampano in formati che corrispondono a quelle fisiche in stampante, e i formati si aggiungono senza modifiche al programma. Si parte dalle giacenze o dall’anagrafica articoli, oppure da un documento di ricevimento per etichettare ogni cartone con quanto contiene. Il codice a barre stampato è quello che i terminali rileggono in corsia.
In pratica
- Copie decise riga per riga
- Quantità divise fra i cartoni in parti uguali, resto sul primo
- Ristampa di un’etichetta strappata ripescando il documento
- Etichette degli scaffali dalla stessa pagina
Nel dettaglio
Stampe: le cose che contano
Anteprima su dati veri
Ogni modifica all’aspetto si controlla su un documento reale prima di salvarla.
Modello per cliente
Il cliente che vuole il proprio modulo lo riceve sempre, senza che nessuno debba ricordarselo.
Modello per causale
Quando a distinguere è il tipo di operazione, come una fattura di acconto, il modello si lega alla causale.
Verifica del report
Il programma dice in anticipo se un report cerca tabelle o campi che non trova, e quali.
Report riservati
Spuntando alcune persone il report resta solo a loro: utile per un modello in prova o per un singolo ufficio.
Le regole valgono sempre
Una fattura in bozza non esce nemmeno con un report personalizzato, e sui registri fiscali numerazione e blocchi restano del programma.
Per essere chiari
Che cosa è incluso, che cosa si aggiunge
Che cosa oggi non c’è
Preferiamo dirlo prima.
- I report Crystal stampano dati solo sulle stampe collegate alle tabelle di appoggio: documenti di vendita e di acquisto, ordini di produzione, giacenze per produzione, etichette e rettifiche inventariali. Sulle altre esce il disegno di NewPro, con un messaggio.
- L’aspetto personalizzato (logo, colori, modelli) non si applica ai report Crystal: un report porta il proprio layout, intestazione compresa.
Domande frequenti
Quello che ci chiedono più spesso
Abbiamo molti report fatti su misura: si perdono?
No: non si buttano, si caricano. Un file .rpt si carica sulla stampa che interessa, si verifica e diventa una voce del menu Stampa, con i dati di NewPro.
Che cosa serve sul server per i report Crystal?
Un servizio a parte sul server, accanto al programma, solo se l’azienda vuole usare i propri report. Se non risponde, le stampe escono col disegno di NewPro e la maschera lo dice.
Possiamo stampare in inglese per i clienti esteri?
Sì: i modelli hanno le etichette in italiano o in inglese, e un modello si assegna al cliente. Da quel momento i suoi documenti escono sempre così.
Si può mandare la fattura per PEC?
Sì: al momento dell’invio si sceglie fra posta ordinaria e PEC. Al messaggio si allegano il PDF e, per le fatture, il file XML della fattura elettronica.
Si lavora insieme
Moduli collegati
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