Approfondimenti / Avviamento
Come si cambia, senza fermare l’azienda
Il passaggio segue un metodo in cinque passi: fotografia di ciò che usate, travaso di prova, collaudo con le vostre persone, formazione, giorno del cambio. Nessuno è una sorpresa: sono scritti, e li seguiamo insieme. Lo storico arriva intero, non come saldo di apertura.
5
passi scritti, dalla fotografia al giorno del cambio
3
passi prima di decidere, e nessuno impegna a comprare
17
tracciati Excel per i dati che non si leggono alla fonte
La fotografia
Prima si misura che cosa usate davvero
Si legge il gestionale che avete oggi e si misura che cosa usate: quali moduli, quali causali, quali stampe. Da lì nascono il perimetro e il preventivo, senza indovinare. Le funzioni che non avete mai usato non si portano dietro: il programma nuovo parte da quello che serve.
In pratica
- Moduli, causali e stampe in uso, misurati sui dati
- Perimetro e preventivo costruiti sulla fotografia
- Quello che non si usa resta fuori
- Il resto si accende dopo, senza rifare niente
Il travaso di prova
Il programma nuovo, coi vostri numeri
I vostri dati veri finiscono in un’installazione di collaudo. Il travaso è un programma, non un’operazione a mano: si ripete, si controlla, si azzera e si rifà quante volte serve. A ogni giro i controlli automatici dicono se è andato: giacenze confrontate articolo per articolo, partita doppia, totali dei registri.
In pratica
- Tutto lo storico: anagrafiche, documenti, movimenti, scadenze, distinte, commesse
- Giacenze confrontate articolo per articolo con il sistema di partenza
- La prossima fattura ha il numero che avrebbe avuto
- Dove la fonte non è leggibile, si carica da Excel
- L’importazione da file si prova prima di scrivere
Il collaudo
Chi fa le bolle prova le bolle
Il collaudo lo fanno le vostre persone sulle loro maschere: chi fa le bolle prova le bolle, chi fa la contabilità prova la contabilità. Si guarda il programma con i propri numeri, non con quelli di una dimostrazione. Ogni rilievo viene lavorato e torna per iscritto.
In pratica
- Le persone che lavorano, non solo chi decide
- Ogni area provata da chi la usa tutti i giorni
- Ogni segnalazione lavorata e rispedita per iscritto
- Il programma è nostro: se serve una modifica, la facciamo
La formazione
Sulle vostre maschere e sui vostri dati
La formazione si fa sull’installazione di collaudo, quindi sulle vostre maschere e sui vostri dati. Il manuale utente è già scritto, area per area, e il pulsante «?» apre in ogni pagina la guida della maschera che si ha davanti. Dopo, la risposta a «come si fa» è dentro il programma.
In pratica
- Manuale utente già scritto, per area
- Guida in linea della maschera corrente
- Maschere che funzionano tutte allo stesso modo
- Etichette dei campi adattabili al vostro modo di chiamare le cose
Il giorno del cambio
Ultimo travaso, e si riparte
Il giorno del cambio si fa l’ultimo travaso, il sistema vecchio resta in sola lettura e si riparte. Lo storico è già dentro: i documenti passati si riconoscono dal contrassegno «storico», si consultano e i loro effetti sono già nei saldi. La numerazione continua da dove era arrivata.
In pratica
- Il sistema vecchio resta consultabile in sola lettura
- Documenti storici consultabili, non modificabili
- Numerazione e protocolli IVA in continuità
- Giacenze e saldi ricalcolati dai movimenti, non riportati a mano
Nel dettaglio
Avviamento: le cose che contano
Una dimostrazione sui processi
Il primo passo, con le persone che lavorano davvero sulle maschere, area per area.
Il travaso si ripete
Si prova, si controlla, si azzera e si rifà: l’ultima volta è il giorno del cambio.
Controlli a ogni giro
Giacenze, partita doppia e totali dei registri confrontati automaticamente: è il travaso stesso a dire se è andato.
Numerazione continua
Fatture, suffissi e protocolli IVA proseguono da dove erano arrivati.
Aziende nuove
Per una società che non arriva da un altro gestionale, un avviamento crea la configurazione di partenza: IVA, piano dei conti essenziale, causali, magazzino, pagamenti.
Tutto per iscritto
Passi scritti in anticipo, rilievi del collaudo lavorati e restituiti per iscritto.
Domande frequenti
Quello che ci chiedono più spesso
Bisogna fermare l’azienda per cambiare?
No. Fino al giorno del cambio si lavora sul gestionale di oggi; il programma nuovo si prova su un’installazione di collaudo. Il giorno del cambio si fa l’ultimo travaso e si riparte.
Arrivano solo i saldi?
No, tutto lo storico: anagrafiche, listini, documenti dal primo all’ultimo, movimenti contabili e di magazzino, cespiti, scadenze, distinte, cicli, commesse.
E se i dati del nostro gestionale non si possono leggere?
Si caricano da file Excel con i tracciati di importazione. L’importazione gira prima in prova e restituisce un rapporto riga per riga: quello che passa la prova, passa.
I primi passi ci impegnano?
No. Dimostrazione sui vostri processi, fotografia del gestionale e travaso di prova servono a decidere con i vostri numeri: nessuno dei tre impegna a comprare.
Si lavora insieme
Moduli collegati
Contabilità
Prima nota guidata, IVA e bollati, bilanci in tempo reale, fattura elettronica nel documento.
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Magazzino
Giacenze calcolate dai movimenti, lotti, ubicazioni e un controllo che trova le differenze.
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Vediamo NewPro sui vostri processi
Una dimostrazione con le persone che lavorano davvero sulle maschere, non solo con chi decide. Nessun impegno a comprare.