Moduli / CRM e documentale
Moduli opzionali · CRM · Gestione documentale
Due moduli che si accendono quando servono
Il CRM segue la relazione col cliente, dal telefono come dall’ufficio. Il documentale porta gli allegati su ogni scheda e documento, sempre sotto i permessi del programma.
3
campi per registrare un’attività
2
archivi a scelta per gli allegati: Microsoft 365 o spazio S3
90
giorni di cestino per recuperare un allegato eliminato
Le attività
L’agenda di chi segue i clienti, anche dal telefono
Telefonate, visite, riunioni e promemoria con data, assegnatario e, alla chiusura, esito e prossima azione. Ognuno vede le proprie attività divise fra oggi, in ritardo e prossimi sette giorni; registrarne una richiede tre campi. Nella scheda del cliente la timeline mette in fila attività, documenti emessi, e-mail inviate, segnalazioni e allegati.
- Le attività dei colleghi solo con il permesso apposito
- Card in dashboard che portano alla pagina già filtrata
- Attività veloce dalla scheda cliente, senza cambiare pagina
- Con Microsoft 365, attività con ora nel calendario Outlook
- Con Microsoft 365, corrispondenza col cliente letta al momento, nulla salvato
Le opportunità
Le trattative in colonne, con una previsione onesta
Ogni opportunità ha cliente o potenziale cliente, valore stimato, probabilità e fase, in una vista a colonne. In alto la previsione somma il valore pieno e quello pesato sulla probabilità. L’offerta si genera dall’opportunità e resta collegata: quando il cliente la accetta e diventa ordine, l’opportunità passa a vinta da sola.
In pratica
- Fasi e motivi di perdita personalizzabili
- Con documenti collegati si chiude, vinta o persa: non si elimina
- Segmenti salvati come definizioni, rivalutati sui dati a ogni apertura
- Clienti dormienti, zona, agente, fatturato, gruppo merceologico, tag
- Azioni ed e-mail in blocco, con l’opt-out sempre rispettato
Il documentale
Gli allegati dove servono, con i permessi del programma
Si allega a clienti, fornitori, articoli, documenti di vendita, acquisto, produzione e magazzino, attività, opportunità e segnalazioni. I file stanno fuori dal database, in una libreria Microsoft 365 o in uno spazio compatibile S3, ma passano sempre dal programma: vede l’allegato chi può vedere il documento, e nessun link di condivisione esce.
In pratica
- Più file per volta, anche trascinandoli sulla scheda
- Immagini ridimensionate al caricamento, con la miniatura
- Eseguibili sempre rifiutati, doppioni riconosciuti dall’impronta
- Immagini e PDF si guardano senza uscire dalla maschera
- Una pagina che cerca fra tutti gli allegati della ditta
- Cestino di novanta giorni di serie, prima della cancellazione
Nel dettaglio
CRM e documentale: le cose che contano
Segnalazioni post-vendita
Reclami, assistenza e garanzie in coda, con numero progressivo, priorità, stato e assegnatario. Gli interventi si aggiungono e non si riscrivono: ogni cambio di stato resta motivato.
Agganci a lotto e matricola
Una segnalazione si aggancia ad articolo, lotto e matricola: con rintracciabilità e matricole si risale alla provenienza della merce o alla storia del bene.
Tag e segmenti
Tag liberi e segmenti nascono vuoti: sono contenuto della vostra azienda. Eliminare un segmento salvato non tocca i clienti.
Ricerca dentro i file
Con l’archivio Microsoft 365 la ricerca legge il testo di PDF e file Office, anche delle scansioni. Con lo spazio S3 si cerca per nome, categoria e descrizione.
Credenziali cifrate
Il segreto dell’archivio si scrive e non si rilegge: è cifrato nel database della società, e ogni società ha il suo archivio.
Tre livelli di accesso
La società accende il modulo, l’utente lo vede con la sua spunta, i permessi dicono che cosa può farci. Spento, il modulo sparisce ma i dati restano.
Per essere chiari
Che cosa è incluso, che cosa si aggiunge
Che cosa oggi non c’è
Preferiamo dirlo prima.
- La ricerca dentro il contenuto dei file funziona solo con l’archivio Microsoft 365: con uno spazio S3 si cerca per nome, categoria e descrizione.
Domande frequenti
Quello che ci chiedono più spesso
Si può usare il CRM senza Microsoft 365?
Sì. Attività, timeline, opportunità, segmenti e segnalazioni funzionano da soli. Microsoft 365 aggiunge le attività con ora nel calendario Outlook e la corrispondenza col cliente, letta al momento e non salvata.
Dove stanno fisicamente i file allegati?
Fuori dal database del gestionale, nell’archivio che scegliete: una libreria Microsoft 365 o uno spazio compatibile S3. NewPro conserva il legame fra file e documento, e ogni richiesta passa dai suoi permessi.
Spegnere un modulo cancella i dati?
No. Disattivato, il modulo sparisce da menu, pagine e permessi, ma i dati restano: alla riattivazione ricompaiono.
Si lavora insieme
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