Moduli / Acquisti
Compreso nella base
Lo stesso stampo delle vendite, dall’altra parte
Richiesta d’offerta, ordine, bolla di carico, fattura: il ciclo passivo segue le stesse regole di evasione delle vendite. Il fornitore propone le sue condizioni, il catalogo propone il prezzo, e quello che arriva in magazzino aggiorna giacenze, ordinato e ultimo prezzo d’acquisto.
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tipi di documento nel ciclo passivo, dalla richiesta alla fattura
5
fonti, in ordine, per proporre il prezzo d’acquisto
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bolla di carico anche per merce di più ordini
Il ciclo passivo
Dal fornitore arrivano già le condizioni
Scelto il fornitore, il documento propone condizione di pagamento, sconti, destinazione preferenziale, valuta e cambio concordato, e mette in evidenza le note. Tutto resta modificabile documento per documento. Le evasioni funzionano come nelle vendite: dall’ordine aperto si va alla bolla e alla fattura, riga per riga, col residuo proposto.
- Valuta e cambio concordato vengono salvati e stampati
- Una causale di gruppo lascia scegliere il documento al momento di evadere
- Se c’è qualcosa da evadere, la scheda lo dice senza aprire niente
- Gli ordini proposti dal programma nascono in bozza e non impegnano
- Un ordine proposto singolarmente si apre compilato e non salvato
Il prezzo
Il prezzo d’acquisto si propone a catena
La riga cerca il prezzo nel catalogo del fornitore, poi nel listino del fornitore, poi nell’ultimo acquisto da quel fornitore, poi nell’ultimo acquisto da chiunque, infine nell’anagrafica dell’articolo. Gli sconti del fornitore si applicano quando la fonte non ne porta. Il codice articolo del fornitore si propone sulla riga e si usa per cercare.
In pratica
- Più fornitori per articolo, con prezzi e tempi di consegna
- Il fornitore preferenziale è quello che usa il riordino
- Al salvataggio il catalogo aggiorna data e prezzo dell’ultimo acquisto
- Il tempo di consegna dichiarato alimenta le date proposte dal riordino
Il ricevimento
Si spunta quello che è arrivato, la bolla nasce da sola
Si parte dagli ordini aperti del fornitore che ha consegnato, col residuo riga per riga. Si legge anche il codice del fornitore, che spesso è l’unico stampato sull’imballo. Le regole stanno nel server: non si riceve più del residuo, e il lotto è obbligatorio dove l’articolo lo gestisce. Merce di tre ordini diversi produce una bolla sola. Il ricevimento da terminale fa parte del modulo Logistica.
In pratica
- Lotti censiti al volo, con scadenza indicata o proposta dall’articolo
- La bolla scarica l’ordinato e carica la giacenza secondo la causale
- I carichi alimentano la valorizzazione del magazzino
- Una riga arrivata in più cartoni produce le etichette di ciascuno
- Il controllo delle matricole per causale vale anche in carico
La fattura
La fattura fornitore diventa prima nota
Contabilizzata, la fattura fornitore genera la registrazione con protocollo, IVA, costi per classe contabile e scadenze passive dalle condizioni di pagamento. Da quel momento il documento non si modifica più: per correggerlo si elimina la registrazione, e torna disponibile. Chi registra le fatture direttamente in prima nota, senza ciclo documentale, ha le scadenze generate lì.
In pratica
- Costi ripartiti per classe contabile degli articoli
- Scadenze passive proposte dalla condizione di pagamento
- Un documento contabilizzato è protetto da modifiche
- Riepilogo acquisti in tempo reale, con gli stessi criteri delle vendite
- Puntualità reale di ogni fornitore, dalla consegna richiesta alla prima evasione
Nel dettaglio
Acquisti: le cose che contano
Catalogo fornitori abituali
Per ogni articolo i fornitori con prezzo, codice del fornitore e tempo di consegna; il prezzo si aggiorna da solo a ogni acquisto.
Codice del fornitore
Si propone sulla riga e si ritrova in ricerca: si può leggere anche dall’etichetta del fornitore, al ricevimento da terminale.
Lotti e scadenze
Al carico il lotto si censisce prima di salvare la bolla, con la scadenza proposta dai mesi impostati sull’articolo.
Bozze da confermare
Gli ordini creati dal programma non impegnano l’ordinato e non evadono niente finché una persona non li conferma.
Una bolla, più ordini
Se il fornitore consegna merce di ordini diversi, nasce un documento solo che li evade tutti.
Tempi di consegna
Il ritardo reale fra la consegna richiesta in testata e la prima evasione, fornitore per fornitore.
Per essere chiari
Che cosa è incluso, che cosa si aggiunge
Moduli opzionali collegati
Si accendono società per società, solo a chi servono.
- Logistica di magazzino
- Produzione avanzata
Che cosa oggi non c’è
Preferiamo dirlo prima.
- Non ci sono controlli in accettazione, non conformità formalizzate né vendor rating: manca un modulo qualità.
- Non c’è la generazione automatica di documenti fra società dello stesso gruppo.
Domande frequenti
Quello che ci chiedono più spesso
Da dove viene il prezzo proposto su un ordine a fornitore?
Dal catalogo del fornitore, poi dal suo listino, poi dall’ultimo acquisto da lui o da chiunque, infine dall’anagrafica. Ogni acquisto salvato aggiorna il catalogo per la volta dopo.
Il fornitore ha consegnato merce di più ordini: servono più bolle?
No. Al ricevimento si spuntano le righe arrivate dai suoi ordini aperti, e nasce una bolla sola che li evade tutti.
Si può ricevere più merce di quella ordinata?
Dal ricevimento merce no: il terminale non accetta più del residuo della riga. Se arriva davvero merce in più, la si registra dalla pagina dei documenti di acquisto, dove si vede tutto il documento.
Come si corregge una fattura fornitore già contabilizzata?
Si elimina la registrazione contabile: il documento torna disponibile, si corregge e si contabilizza di nuovo.
Si lavora insieme
Moduli collegati
Magazzino
Giacenze calcolate dai movimenti, lotti, ubicazioni e un controllo che trova le differenze.
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Contabilità
Prima nota guidata, IVA e bollati, bilanci in tempo reale, fattura elettronica nel documento.
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