Moduli / Anagrafiche
Compreso nella base
Ogni soggetto si scrive una volta sola
Clienti, fornitori e contatti poggiano sullo stesso archivio di nominativi; gli articoli hanno una scheda che si apre per quello che serve alla vostra azienda. Quello che impostate qui viene proposto sui documenti, e resta modificabile caso per caso.
1
nominativo per azienda, anche quando è cliente e fornitore
3
esiti della verifica sul registro europeo VIES
25
campi liberi per scheda: testi, numeri, date, opzioni
Nominativi
Un soggetto, con sopra i ruoli che gli servono
L’archivio dei nominativi raccoglie aziende e persone. Lo stesso nominativo può essere cliente e fornitore: l’indirizzo si scrive una volta e le due schede ci si appoggiano. Un cambio d’indirizzo vale per tutti i ruoli e per i documenti futuri, mentre quelli già emessi conservano i dati del giorno in cui sono nati.
In pratica
- Clienti, fornitori e semplici contatti condividono la stessa anagrafica
- I documenti emessi tengono i dati anagrafici del momento
- Un nominativo usato da clienti, fornitori o documenti non si elimina
- Telefonate, visite e note si registrano sul nominativo
- Scrivendo la località si sceglie il comune e la provincia si compila
I controlli
Partita IVA verificata, doppioni segnalati
Codice fiscale e partita IVA vengono controllati nella forma. Se la partita IVA è già in archivio, il programma mostra l’anomalia e chiede una conferma esplicita invece di bloccare: la decisione resta a voi. Un pulsante la verifica sul registro europeo VIES: su una scheda nuova i dati trovati riempiono i campi ancora vuoti, su una esistente si propongono soltanto.
In pratica
- Tre esiti distinti: valida, non valida, registro che non risponde
- Registro irraggiungibile non significa partita IVA sbagliata: si salva lo stesso
- Su una scheda esistente i dati trovati si copiano solo se lo chiedete
- La verifica non blocca mai il salvataggio
- Vale anche per i clienti esteri, essendo il registro intracomunitario
Clienti
Le condizioni del cliente arrivano sui documenti
Pagamento, sconti, listino, valuta e cambio concordato, imballo, resa, vettore e destinazioni con la preferenziale: tutto viene proposto quando scegliete il cliente sul documento. Il blocco si imposta per tipo di documento, oppure come solo avviso; il fido e il plafond delle dichiarazioni d’intento avvisano senza fermare chi sa quello che fa.
In pratica
- Blocco a scala: fino a offerta, ordine, DDT, oppure totale
- Fido con importo e scadenza: al superamento il documento avvisa
- Plafond: quanto fatturato in esenzione e quanto resta, note di credito comprese
- Dichiarazioni d’intento, causali sostitutive, cliente di fatturazione diverso
- Stabile organizzazione e rappresentante fiscale finiscono nell’XML della fattura
Articoli
Una scheda articolo che si apre per schede
La scheda articolo governa vendite, acquisti, magazzino e produzione. Dati generali, fornitori abituali con prezzi e tempi, codici con cui ogni cliente chiama l’articolo, unità alternative, varianti, lotti, dati doganali, costi e foto: ogni scheda governa un aspetto del comportamento dell’articolo sui documenti. Un articolo usato da documenti o movimenti non si elimina.
- Il tipo fa parte del codice: lo stesso codice può esistere come materia prima e come prodotto finito, e ogni ricerca parte dal tipo
- Il codice del cliente sull’articolo finisce sulle righe e in stampa
- Fornitori abituali con prezzo, codice del fornitore e tempo di consegna
- Lotti con scadenza obbligatoria o proposta dai mesi impostati
- Costi standard per esercizio, anche per variante
- Foto dell’articolo in scheda, nelle liste, nelle ricerche e in stampa
Prezzi e misure
Unità di misura alternative, listini a scaglioni
Si compra in chili e si vende a metri: la conversione la fa il programma, il prezzo segue l’unità scelta e le giacenze si leggono in doppia unità. I listini hanno prezzo per unità di misura e scaglioni di quantità; i gruppi sconto applicano regole a intere famiglie di articoli, con la loro validità nel tempo, e un simulatore spiega il prezzo che uscirebbe.
In pratica
- Più listini, con prezzo per fascia di quantità
- Una riga sola per listino, articolo e unità di misura
- Variazione percentuale massiva, filtrata per gruppo o testo
- Regole di gruppo sconto con scaglioni e validità nel tempo
- Codici e descrizioni della catena di distribuzione risolti in stampa
Nel dettaglio
Anagrafiche: le cose che contano
Campi liberi
Dieci testi, cinque numeri, cinque date e cinque opzioni per registrare quello che il programma non prevede.
Dati per i documenti
Intestazioni per tipo di documento, gruppi di evasione, copie della fattura, causali sostitutive del cliente.
Dati contabili
Il conto del cliente si crea con un pulsante, con codice IVA di default, banche d’appoggio per Ri.Ba. e bonifici.
Niente cancellazioni pericolose
Nominativi, clienti, fornitori, articoli e voci di tabella usati altrove non si eliminano: il programma spiega il motivo.
Contributi ambientali
Fattore CONAI o RAEE sull’articolo ed esenzioni percentuali per cliente: le righe sui documenti nascono da sole.
Codici di variante stabili
Il codice di una variante, una volta salvato, non cambia più: è scritto su righe e movimenti.
Domande frequenti
Quello che ci chiedono più spesso
Un’azienda che è sia cliente sia fornitore va inserita due volte?
No. È un nominativo solo con due ruoli: l’indirizzo si scrive una volta, e le schede cliente e fornitore ci si appoggiano con le proprie condizioni.
Se il registro VIES non risponde, si può salvare il cliente?
Sì. «Non verificabile» non vuol dire che la partita IVA sia sbagliata: si salva e si riprova più tardi. La verifica non blocca mai il salvataggio.
Un cliente che ha superato il fido viene bloccato?
No, il documento avvisa. Se volete fermarlo davvero, c’è il blocco per tipo di documento, che rifiuta il salvataggio dal livello che scegliete.
Cambiare l’indirizzo di un cliente modifica le fatture già emesse?
No. La modifica vale per i documenti futuri; quelli già emessi conservano i dati del giorno in cui sono nati.
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